Niezależnie od tego, czy jesteś podatnikiem VAT, czy korzystasz ze zwolnienia z VAT – musisz zapoznać się z zasadami działania KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur).

W praktyce niemal każdy przedsiębiorca operuje dwoma podstawowymi rodzajami dokumentów:

• przychodami (sprzedażą)
• kosztami (zakupami)

📅 Terminy wprowadzenia obowiązku KSeF

Ustawodawca wprowadził obowiązek etapami:

• od 1 lutego 2026 r. w KSeF obowiązkowo wystawiać faktury wystawiają tzw. „duże” podmioty u których sprzedaż w roku 2024 przekroczyła 200 mln złotych
• od 1 kwietnia 2026 r. w KSeF obowiązkowo wystawiać faktury muszą podmioty pozostałe, czyli w zasadzie wszyscy, z pewnym wyjątkiem dotyczącym tzw. „osób wykluczonych cyfrowo”,
• od 1 stycznia 2027 r. - termin dla tzw. „osób wykluczonych cyfrowo”

Powyższe terminy oznaczają tylko jedno – do KSeF, rozumianego jako system, powinniśmy wejść wszyscy od 1 lutego 2026, bowiem nawet jeśli obowiązek wysyłania faktur sprzedażowych powstaje od 1 kwietnia 2026, to przecież zdecydowana większość księguje w kosztach faktury za paliwo, telefon, czy np. leasing, a podmioty które wystawiają faktury za te koszty - zdecydowanie przekraczają 200 mln obrotu, czyli swoje faktury wyślą do KSeF już od 1 lutego 2026 roku, skąd należy je pobrać.

👤 Kim są „osoby wykluczone cyfrowo”?

To bardzo wąska grupa podatników, u których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza miesięcznie 10 000 zł. Warto zwrócić uwagę w tym miejscu, że osoby mieszczące się w tym zakresie, nie będą zwolnione z KSeF w zakresie faktur kosztowych, czyli „wykluczenie cyfrowe” jest z praktycznego punktu widzenia – po prostu bardzo pozorne. Na dodatek, uprawnienie pozwalające przejść na KSeF od 2027 roku, utraci się już w momencie wystawienia faktury, która przekroczy 10 000 zł w danym miesiącu. Po przekroczeniu progu przechodzisz na KSeF od faktury przekraczającej i dalsze fakturowanie powinno już iść w KseF. Także należy tego bardzo skrupulatnie pilnować we własnym zakresie.

🏦 Limit 10 000 zł – jak go liczyć?

Do limitu 10 000, jak podaje Informacja Ministerstwa Finansów z 25 lutego 2026 r. przekazywana do mediów na zapytania dziennikarzy, należy zsumować wszystkie kwoty brutto (tj. wraz z należnym VAT) z faktur, które podatnik byłby zobowiązany do wystawienia w KseF.

✔️ Do limitu 10.000 zł należy wliczyć:

• faktury sprzedażowe B2B
• faktury zaliczkowe
• faktury końcowe
• faktury korygujące (zwłaszcza zwiększające wartość sprzedaży)
• faktury w walutach obcych (po przeliczeniu na złote)

👉 To właśnie te faktury decydują o momencie przekroczenia progu 10.000 zł.

Ministerstwo Finansów wskazuje również, że faktury wlicza się do limitu według daty wystawienia. Nie ma znaczenia kiedy powstał obowiązek podatkowy i kiedy nastąpiła zapłata.

❌ Do ww. limitu nie są zatem wliczane wartości sprzedaży z faktur:

• wystawionych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (art.106b ust. 3 ustawy o VAT),
• wystawionych przy zastosowaniu kasy rejestrującej, gdzie wartość sprzedaży i kwota podatku należnego zostały zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy,
• uznanych za uproszczone, o których mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, tj. paragony fiskalne z NIP nabywcy do wartości 450 zł brutto (100 euro),
• których wystawianie z KSeF zostało wyłączone na podstawie przepisów wykonawczych wydanych na podstawie art. 106s ustawy o VAT.

📌 Ważne dla podatników zwolnionych z VAT

Faktury wystawiane przez podatników zwolnionych z VAT lub wykonujących czynności wyłącznie zwolnione z VAT na rzecz innych podatników, jeśli wobec tych faktur nie istnieją żadne wyłączenia lub przepisy epizodyczne pozwalające na ich wystawienie poza KSeF, należy wystawić przy użyciu KSeF.

🧾 Podsumowanie

• KSeF obejmie praktycznie wszystkich przedsiębiorców
• realnie należy przygotować się do systemu od 1 lutego 2026 r.
• nawet jeśli nie wystawiasz faktur – będziesz je odbierać
• wyjątki są bardzo ograniczone i w praktyce krótkotrwałe.

🤝 Potrzebujesz wsparcia?

Jeśli masz pytania dotyczące KSeF lub chcesz przygotować swoją firmę do nowych obowiązków – skontaktuj się z naszym biurem. Pomożemy wdrożyć odpowiednie rozwiązania i przejść przez zmiany bez stresu.

Źródło grafiki: Ministerstwo Finansów - Krajowa Administracja Skarbowa